Contoh Surat Pengantar Dokumen

Contoh Surat Pengantar Dokumen, - Kita ketahui bahwa jenis surat digolongkan menjadi dua bagia yakni surat resmi dan surat non resmi. Kedua kategori surat tersebut memiliki indikasi yang berbeda yaitu ciri-ciri apa yang dimiliki surat resmi tidak tercantum dalam surat tidak resmi. Dari sekian banyak surat resmi yang sering dilibatkan dalam urusan administrasi perkantoran baik itu Instansi Pemerintah maupun swasta adalah surat pengantar dokumen. Kegiatan badan usaha tidak bisa dihindarkan dari yang namanya dokumen, dan dokumen tersebut sering dipindah tangankan dari satu pihak ke pihak yang lainnya. Dokumen sendiri juga ada yang sifatnya sangat penting dan sangat konfidensial artinya tidak sembarangan orang bisa membuka dan membuka isi dokumen tersebut.

Lalu bagaimana jika dokumen tersebut dipindah tangankan kepada orang lain atau pihak lain tentunya dibutuhkan yang namanya surat penganter dokumen. Tetapi dokumen yang sifatnya maha penting menurut anda sebaiknya diberikan langsung kepada yang bersangkutan. Jika sifatnya dokumen hanya penting saja anda bisa memberikan kepada pihak lain (tujuan) bisa melalui media pengiriman atau kurir pribadi namun harus disertakan dengan surat pengantar dokumen tersebut. Membuat dokumen tidaklah terlalu sulit dan ribet seperti yang anda bayangkan jika belum pernah sama sekali membuatnya. Buat sobat yang sering terlibat urusan administrasi khususnya dalam hal pengiriman dokumen tentunya surat ini bukanlah hal yang asing.

Namun sebagai acuan sebelum menulis surat pengantar dokumen sekaligus untuk mengingatkan kembali buat sobat yang sudah sering menggunakan surat ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat membuatnya. Beberapa hal tersebut merupakan bagian surat pengatar yang kiranya wajib anda cantumkan agar surat pengantar dokumen tersebut terlihat menarik, bersifat resmi dan pastinya memberikan kesan profesional. Penting sekali diperhatikan untuk perusahaan akan surat ini karena dengan ekspresi yang dihadirkan dalam surat pengantar ini akan memberikan kesan dan nilai terhadap kegiatan administrasi yang ada diperusahaan tersebut.

Oleh sebab itu buatlah Surat pengatar dokumen tersebut dengan baik dan benar. Baik dan benarnya bisa mengacu pada penyusunan surat itu sendiri dimana surat tersebut harus mencantumkan bagian-bagian penting yang terpadu menjadi surat pengantar. Beberapa hal diantaranya yang perlu ditinjau kembali saat membuat surat pengantar dokumen bisa anda temukan dibagian paragraf selanjutnya dalam artikel ini. So jangan anda berhenti di sini saja silahkan anda simak ulasan ini hingga tuntas. Untuk mengurangi rasa ingin tahu apa saja yang menjadi bagian dari surat ini dan harus dituliskan dalam surat pengatar dokumen tersebut adalah.

Apa saja yang sebaiknya dituliskan dalam Contoh Surat Pengantar Dokumen, libat di bawah ini :

Penggunaan bahasa yang baik dan benar

Surat pengantar dokumen tergolong dalam kategori surat resmi, sehingga sudah selayaknya harus disusun dengan bahasa yang baik dan benar. Jika menggunakan Bahasa Indonesia maka harus menggunakan Bahasa Indonesia yang baku. Uraian tidak perlu panjang lebar tapi sebaliknya buatlah uraian singkat, padat dan mudah dipahami. Jika surat pengantar tersebut menggunakan Bahasa Inggris yang perlu ditekankan adalah masalah grammar.

Penulisa Tanggal

Setiap surat harus mencantumkan kota dimana surat tersebut dibuat dan mencantumkan pula kapan dan tanggal berapa surat tersebut diterbitkan. Memang penulisan tanggal adalah hal sepele tetapi banyak salah menuliskannya. Kesalahan terjadi pada tanggal terbitnya surat dan format penulisan tanggal itu sendiri. Penulisan yang baik adalah memakai format dd-mm-yy tanggal bulan tahun. Tanggal dituliskan dengan angka, bulan ditulis dengan abjad dan tahun jditulis dengan angka.

Penggunaan Kop Surat

Kop surat menjadi indikasi atau ciri dari surat resmi, maka setiap anda menerbitka surat resmi harus anda cetak dengan menggunakan kop surat begitu juga surat pengantar dokumen ini. Selain sifatnya yang resmi kop surat juga merupakan identitas dari mana surat tersebut selain mengetahui dari nama badan usaha yang dituliskan dalam surat. Kop surat wajib dimiliki oleh setiap perusahaann, lembaga atau organisasi lainnya.

Nama pengirim, Penerima dan alamat

Selanjutnya adalah nama yang bersangkutan dalam surat tesebut seperti nama pengirim atau pembuat surat, nama penerima surat dan alamat tujuan surat. Jadi dengan demikian jelas siapa yang membuat, mengetahui, penerima surat dan alamat penerima surat. Untuk mengingatkan kembali dalam penulisan nama terang dilengkapi dengan jabatan juga sertakan nama perusahaan, instansi atau lembaga.

Untuk lebih jelasnya silahkan perhatikan Contoh Surat Pengantar Dokumen berikut ini:

===================================================================

PT. ABCDEFG HIJKLMN
Jl. Perpati Putih No. xxx Surabaya Jawa Timur
Telp. 031 8xxxxx Fax. 031 8xxxxx  email: namapt@gmail.com

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Nomor        : 521/AH/SP/2016
Lampiran    : 1 Berkas Invoice
Hal             : Pengantar Invoice

Kepada Yth,
Accounting Manager PT. Terang Benerang
Jl. Maju lancar No. 3 Jakarta Pusat
Di tempat

UP. Bpk. Yasin Iskandar


Dengan hormat,

Berdasarkan pada kesepakatan yang telah dimuat dalam perjanjian kerjasama bahwa tagihan (invoice) akan dibayarkan setiap tanggal 10. Maka bersama dengan surat pengantar ini kami PT. ABCDEFG HIJKLMN mengirimkan invoice untuk bulan April 2016.

Demikian surat pengantar ini kami buat, semoga pembayaran bisa kami terima sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Surabaya, 02 Mei 2016

Hormat Kami,

PT. ABCDEFG HIJKLMN


         [ttd]
Linda Ayu Ningsih
Manager Finance

===================================================================

Demikian surat pengantar dokumen ini semoga bermanfaat, sebenarnya mudah membuat surat pengantar ini. Intinya uraian surat menjelaskan dokumen apa yang dikirim dan apa tujuan dokumen tersebut.

Baca : Contoh Surat Pengiriman Barang.

Share this post